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SPED nas pequenas empresas: risco ou oportunidade de mudança?

ABR 19 -  Desde a instituição da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), em 2006, e até mais recentemente com a chegada do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), as pequenas empresas vêm passando por mudanças em seus processos e, na grande maioria dos casos, por mudanças em seu sistema de gestão. O fato é que as soluções caseiras ou sistemas que não têm aderência fiscal, já não as atendem mais. E isto pode ser explicado pela mudança de paradigma que ocorreu nestas empresas, onde as preocupações com processos específicos vêm dando espaço para a área fiscal, mais especificamente, para o SPED.

 
O SPED representa não apenas um arquivo eletrônico de informações fiscais, mas a transparência fiscal das empresas, onde todas as operações fiscais estão ali demonstradas nos mínimos detalhes. E são tantos os detalhes que fica difícil garantir que todos estão corretos e precisos perante os olhos da Secretaria da Fazenda; no caso, poderíamos resumir isso como um verdadeiro “Big Brother Fiscal”.
 
Há até pouco tempo, dentro do cenário das pequenas e médias empresas, todas estas tarefas ficavam delegadas à figura do “contador externo”, que era o responsável por redigir em um sistema todos os documentos transacionais (Notas Fiscais Impressas) que gerava as obrigações fiscais, ou seja, dois mundos quase que independentes: o da operação, na empresa, e o da prestação fiscal, no contador.
 
A chegada do SPED está forçando as empresas a integrar estas duas áreas, trazendo as principais obrigações para dentro da empresa, o que garante maior integridade destas informações, já que a não coerência representa sérios riscos fiscais. Este novo cenário exige que o contador esteja mais presente e integrado aos processos da empresa, assumindo mais efetivamente o papel de consultor nas operações fiscais e nas entregas das obrigatoriedades. Mas, afinal, o SPED é um risco ou pode ser uma grande oportunidade de mudança para as empresas neste cenário?
 
As pequenas empresas sempre viveram ou sobreviveram em cima de números pouco precisos, muitas vezes, baseados no feeling do dono, sendo que os números gerenciais existentes eram totalmente desvinculados dos números fiscais. Agora, a empresa se obriga a ter números fielmente precisos e alinhados com as obrigatoriedades fiscais, e isso determina uma nova fase empresarial do estabelecimento e uma mudança da cultura empresarial, o que permite à empresa se posicionar dentro de práticas mais globalizadas.
 
Este é, sem dúvida, o momento de repensar a forma de gerir uma empresa. Com a maturidade do governo acerca das obrigatoriedades fiscais digitais, onde as informações de uma empresa serão facilmente cruzadas e analisadas, esta é a hora de as pequenas e médias empresas “arrumarem a casa” para evitar, num futuro próximo, cobranças impagáveis. Já que, muito provavelmente, em um cenário de cinco anos, se chegará à conclusão que finalmente as empresas sérias e éticas poderão jogar um jogo mais justo, onde o melhor preparado vencerá a concorrência. E para que esta mudança seja possível alguns elementos fundamentais devem ser considerados: pessoas (competências); processos; recursos e software (ERP).
 
Mas é fato que a implantação de um ERP não é uma tarefa fácil, nem para a empresa que compra, nem para a empresa que implanta, pois dentro deste processo existem impactos culturais muito fortes, que nem sempre são possíveis de serem rompidos. Mas, é justamente o ERP que é o responsável por gerir todas as informações que movimentam uma empresa, e é em cima destas informações em que todas as principais decisões são tomadas. Para ser competitivo precisamos errar muito menos ou não errar nunca, pois é exatamente no nível de acerto ou erro que pode estar o sucesso ou o fracasso do negócio. E o fracasso ocorre quando a empresa não reconhece suas próprias fragilidades e desiste de tentar mudar e, neste momento, ela pode estar fazendo a sua opção pelo não crescimento e/ou pela não preparação para um cenário mais competitivo.
 
Desta forma, o SPED, mais do que uma simples implantação de uma nova obrigatoriedade é, sem dúvida, uma oportunidade de mudança para um novo cenário de negócios, onde prevalecerá o preparo e a competência para entregar melhor e mais rápido o que foi vendido.
 
Fonte: Osvaldo Luis Aoki, presidente da AOKI Sistemas

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